Formatowanie - Jak podświetlić cały wiersz w Excelu?

Pytanie, które bardzo często słyszę to "W jaki sposób można sformatować np. kolor całego wiersza w oparciu o zmianę danych w jednej komórce?" Upraszczając - chcę aby po zmianie wartości w komórce podświetliłl się cały wiersz (lub dowolnie wybrane komórki).

Poniżej krótki przykład. 

Założenie: Chcę aby po zmianie ceny produktu  poniżej 10 PLN (kolumna C) podświetlił się cały wiersz z produktem.   

Idziemy do komórki C2

 Klikamy na Conditional Formatting > Manage rules

W oknie formatowania wybieramy Current Selection > New Rule > OK

Z dostępnej listy  wybieramy Use a formula to determine which cells to format > OK

[ważne] Otwiera nam się okno formatowania reguły. W miejscu Edit the rule Description wpisujemy formułę, którą chcemy zastosować, np:

• =$C2="słowo"
• =$C2>20
• =$C2>=20
• =$C2<10

Ostatni na liście to nasz przykład. Wszystko mniejsze niż 10 (w kolumnie Price) będzie podświetlone na inny kolor. Stosujemy symbol $ dla zachowania wartości bezwzględnych w kolumnie C - to ułatwi nam skopiowanie formuły w kolumnie.

Następnie klikamy na Format...

Tu mamy do wyboru całą paletę dostępnych opcji formatowania. Ja, dla ułatwienia tego tutorialu,  wybrałem podświetlenie na kolor zielony (zakłada Fill). Klikamy OK...

i jeszcze raz OK...

i tu zatrzymujemy się na chwilę [ważne]. W boksie Applies to klikamy na mały kwadrat, który przeniesie nas do obszaru/komórki, który chcemy podświetlić.

Możemy zaznaczyć cały wiersz tabelki (jak poniżej) lub wybrać tylko kilka lub jedną komórkę do podświetlenia.

Po zaznaczeniu klikamy na kwadrat w boksie zaznaczania i Excel przeniesie nas z powrotem dookna formatowania reguły.

Teraz wystarczy tylko skopiować (przeciągnąć) nasze formatowanie na poniższe wiersze tabelki...

czyli po przeciągnięciu kopiowanych komórek, musimy wybrać Fill Formatting Only.

Gotowe! Teraz pozostaje nam zabawa ze zmienianiem wartości w kolumnie Price.

VLOOKUP czyli zaglądanie do innej bazy danych.

Funkcja VLOOKUP

VLOOKUP jest jedną z najważniejszych ale również jedną z najbardziej niezrozumiałych funkcji Excela. Od kiedy poznałem jej działanie wykorzystuję VLOOK przy każdej nadarzającej się okazji. Jest to fantastyczna funkcja, która bardzo pomaga w procesie wyszukiwania danych.

Czym jest VLOOKUP?

VLOOKUP jest funkcją bazy danych, która działa z tabelami. Mówiąc jaśniej, wykorzystuje ona jakąkolwiek listę danych z arkusza Excelowskiego. Może to być np. lista pracowników, produktów, książek czy kolekcja CD. Nie ma to większego znaczenia, najważniejsze żeby była to lista danych.

Poniżej znajduję się mała baza danych z fikcyjnymi danymi produktów.

Zazwyczaj każda baza danych posiada kolumnę z indywidualnym numerem lub oznaczeniem danego przedmiotu (tzn. każdy wiersz z danymi ma indywidualny numer). W naszym przrypadku jest to kolumna A o nazwie Product ID. Aby funkcja VLOOKUP działała prawidłowo, każda baza danych musi posiadać na pierwszym miejscu kolumnę z identyfikatorem, przeważnie z nagłówkiem 'ID'  (powyższy przykład).

aa

aa

aa

 

aa

 aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

aa

Jak zaznaczyć całą kolumnę lub wiersz?

Dwa szybkie skróty klawiszowe Shift+Spacja i Ctrl+Spacja

Powyższe skróty klawiszowe przydają się kiedy potrzebujemy zaznaczyć całą kolumnę lub wiersz (dodam, że zaznaczają one kolumnę lub wiersz gdzie znajduje się aktywna komórka). Pożyteczna rzecz, którą wykorzystasz na pewno wiele razy.

Ctrl+Spacja - zaznacza całą kolumnę.

podświtlona komórka B5

Ctrl+Spacja podświetla całą kolumnę B

Shift+Spacja - zaznacza cały wiersz.

podświetlona komórka B5

Shift+Spacja podświetla cały wiersz nr. 5

7 niezbędnych skrótów klawiszowych w Excelu.

Najczęściej przydatne skróty klawiszowe.

Jedną z najbardziej przydatnych rzeczy w pracy z Excelem to skróty klawiszowe. Każdy ma swoje ulubione, ja jednak wymienię te naprawdę ułatwiające życie i obsługę Excela (oczywiście nie mam tu na myśli trzech podstawowych i obowiązkowych do zapamiętania: kopiuj/copy [Ctrl+C], wklej/paste [Ctrl+V] i wytnij/cut [Ctrl+X]

Moja ulubiona siódemka to:

F2 - umożliwia edytowanie komórki bez konieczności używania myszy. Po naciśnięciu klawisza F2 kursor zostaje automatycznie przeniesiony na koniec zawartości aktywnej komórki (a nie na początek, jak w przypadku dwukrotnego kliknięcia klawiszem myszy). Bardzo przydatne gdy edytujemy wiele komórek i nie chcemy odrywać rąk od klawiatury. 

Ctrl+Page Up/Down - przeskakuje pomiędzy zakładkami (do przodu lub do tyłu). Doceniłem ten skrót gdy miałem do sprawdzenia ok. 100 zakładek.

Ctrl+1 - otwiera okno formatowania zaznaczonej komórki lub komórek. Ponownie nie potrzebujemy myszy.

Ctrl+F - otwiera okno Find/Repalce (znajdź/zamień). Często potrzebny skrót.

Ctrl+A (lub Ctrl+Shift+Spacja) - zaznacza cały arkusz, a jeżeli znajdują się w nim dane to zaznacza wszystkie komórki z danymi.

Ctrl+N - otwiera nowy arkusz. Przydatne gdy chcemy szybko coś przetestować.

Alt+Enter - zaczyna nową linię w tej samej komórce. Mało znany skrót, którego nie znajdziemy w żadnym Excelowskim menu.

Krótka historia Microsoft Office Excel

Kilka faktów o Microsoft Office Excel

Excel to rozbudowany arkusz kalkulacyjny pakietu Microsoft Office. Powstał w 1987 r., a jego wersja 5  z 1993 r. wyparła z rynku oprogramowanie biurowe Lotus Software, używane przez firmę IBM. Obecnie Miscrosoft Excel jest najbardziej popularnym arkuszem kalkulacyjnym używanym w firmach na całym świecie. Dla bardziej ciekawych osób, więcej szczegółów o historii Excela dowiedzieć się można na stronie  Wikipedia Microsoft Excel.

Aktualnie na rynku istnieje kilka lepszych lub gorszych zamienników Excela, m.in. Calc (OpenOffice.org) , Google Docs Spreadsheet (Google Drive) , Kingsoft Spreadsheet .

Nie polecam ani nie odradzam żadnego arkusza, każdy sam musi wybrać to co jest dla niego najlepsze. Podstawa to poznanie funkcji, które i tak są bardzo podobne w większości z nich.

Wstęp

Ok, tytułem małego wstępu.

Jak już wcześniej wspomniałem posiadam pewne doświadczenie w pracy z Excelem, które chciałbym wykorzystać poza moją zawodową pracą. Blog ten kieruję do początkujących i średnio-zaawansowanych użytkowników Excela, ponieważ zakładam, że wszyscy informatycy, matematycy, księgowi, administratorzy i innej maści profesjonaliści doskonale znają ten program i nie potrzebują korzystać z blogów-samouczków. Jeżeli jednak się mylę to zapraszam wszystkich chętnych do odwiedzin mojego bloga.

Postaram się przedstawić Excela w prosty i przyjazny sposób, bez matematyczno-informatycznego żargonu, tak aby każdy mógł zrozumieć podstawowe funkcje i narzędzia. Oczywiście opowiem też o innych zaletach Excela, m.in. formatowanie, zarządzanie danymi, poręczne skróty, obsługa narzędzi, ustawienia, itp.

excel funkcje - zaczynamy!!!

Nowe wyzwanie - blog o Excelu!

W mojej pracy codziennie kożystam z Excela. Po kilku latach pracy ze excelowskimi 'spreadsheets' zdałem sobie sprawę, że uzbierało się trochę informacji na ten temat i warto byłoby to wszystko uporządkować.Tak jak to w życiu często bywa, zapominamy wiele prostych i pożytecznych formułek dlatego postanowiłem zebrać swoje doświadczenia w jedną całość i podzielić się nimi na moim nowym blogu 'Excel Funkcje'.